Erstellen Sie Ihre Betriebskostenabrechnung in wenigen Minuten!

Jedes Jahr müssen Sie als Vermieter eine Betriebskostenabrechnung erstellen. Für viele ist es ein ähnliches Übel wie die jährliche Steuererklärung. Wir zeigen Ihnen heute, wie Sie die Betriebskostenabrechnung als Vermieter in wenigen Minuten erstellen. Weiterhin gehen wir auf die einzelnen Posten in der Betriebskostenabrechnung ein und zeigen Ihnen, welche Kosten auf Mieter umlegbar sind.

Welche Posten gehören NICHT in die Betriebskostenabrechnung?

Zunächst klären wir, welche Kosten nicht in der Betriebskostenabrechnung auftauchen dürfen. Es gibt mehr Posten, die Sie umlegen dürfen, als Kosten, die nicht auf den Mieter umlegbar sind.

In der BetrKV § 1 Abs. 2 sind die Kosten klar definiert, die Sie als Vermieter nicht in der Betriebskostenabrechnung auf Mieter umlegen dürfen. Diese lauten wie folgt:

  • Kosten für die Verwaltung des Gebäudes
  • Kosten für die Beschäftigung von Wach- und Aufsichtspersonal
  • Arbeiten, die im Zusammenhang mit der Verwaltung des Mietobjekts anfallen
  • Gehälter für Geschäftsführer und Kosten für die Prüfung von Jahresabschlüssen
  • Kosten, die während der Nutzung anfallen, um das Gebäude instand zu halten oder instand zu setzen.

Diese Kosten werden laut Gesetz bereits mit der Miete abgegolten. Kommen wir nun zu den Kosten, die zur Abrechnung der Betriebskosten relevant sind.

Welche Kosten gehören in die Betriebskostenabrechnung?

Betriebskosten sind alle Kosten, die Ihnen als Vermieter laufend entstehen. Diese müssen im direkten Zusammenhang mit dem Betrieb des Eigentums oder Erbbaurechts entstehen. Nur so sind die Kosten auf den Mieter umlegbar. Im BetrKV § 1 Abs. 1 werden außerdem alle Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und Grundstücke dazu gezählt. Es handelt sich dabei also nicht allein um das Mietgebäude.

Demzufolge können nicht alle Kosten in der Betriebskostenabrechnung auftauchen. Für eine korrekte Abrechnung der Betriebskosten sollten Sie sich an folgende 17 Punkte der Betriebskostenverordnung halten:

  1. Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks: in diesem Fall die Grundsteuer
  2. Kosten für die Wasserversorgung: Hierunter fallen die Kosten des Wasserverbrauchs, Grundgebühren, Kosten für Wasserzähler, Eichkosten von Wasserzählern, Kosten für die Berechnung und Aufteilung des Wasserverbrauchs, Wartungen von Wasserreglern und Kosten für den Betrieb der Wasserversorgungs- und Wasseraufbereitungsanlage inklusive Aufbereitungsstoffe.
  3. Entwässerungskosten, wie die Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung, Kosten für den Betrieb einer nicht öffentlichen Anlage und die Kosten für den Betrieb einer Entwässerungspumpe
  4. Betrieb einer zentralen Heizung inkl. Abgasanlage
    Oder einer zentralen Brennstoffversorgungsanlage
    Oder Kosten für die selbstständige gewerbliche Wärmelieferung
    Oder Kosten für das Betreiben von Etagenheizungen oder Gaseinzelfeuerstätten
  5. Betrieb einer Warmwasserversorgungsanlage
    Oder wenn die Lieferung von Warmwasser gewerblich erfolgt, die Kosten für Lieferung und Betrieb der dazugehörigen Hausanlage
    Weiterhin die Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten
  6. Betrieb von Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
    Die Kosten gleichen sich hier mit den Kosten, die bei Punkt 5 und 6 aufgelistet sind.
  7. Aufzüge für Personen oder Lasten: Hier können Kosten für den Betriebsstrom, Beaufsichtigungskosten, Kosten der Bedienung, Überwachung, Pflege und die regelmäßige Prüfung und Reinigung der Lasten- und Personenaufzüge geltend gemacht werden.
  8. Straßenreinigung oder Müllbeseitigung: Hierunter zählen nicht nur die Kosten für die öffentliche Straßenreinigung, sondern auch jene Kosten für nicht öffentliche Maßnahmen, z. B. die Müllabfuhr. Neu ist hierbei, dass Sie jetzt ebenfalls Kosten für Müllkompressoren, Müllschlucker, Müllabsauganlagen und Müllmengenerfassungsanlagen umlegen können. Auch hier sind die Kosten für die Berechnung und Aufteilung umlegbar.
  9. Kosten für die Reinigung des Gebäudes oder die Bekämpfung von Ungeziefer: Alle Gebäudeteile, die von den Bewohnern gemeinsam genutzt werden, benötigen von Zeit zu Zeit eine Reinigung. Diese ist ebenfalls in der Betriebskostenabrechnung an Mieter umlegbar. Dazu zählen auch Kosten für die Ungezieferbeseitigung durch einen Kammerjäger.
  10. Gartenpflege: Auch ein schöner Garten wird meist von vielen Bewohnern genutzt. Deshalb können die Kosten für die Pflege des Gartens inklusive der Erneuerung von Pflanzen auf die Mieter umgelegt werden. Gerade dieser Punkt wird bei der Betriebskostenabrechnung von Vermietern oft nicht beachtet.
  11. Beleuchtung für gemeinschaftliche Flächen: Die Stromkosten für die Außenbeleuchtung und die Beleuchtung von gemeinsam genutzten Gebäudeteilen gehören ebenfalls zu den Betriebskosten.
  12. Kosten für den Schornsteinfeger nach der allgemeinen Gebührenordnung
  13. Sach-, Elementar- und Haftpflichtversicherung: Hier gab es eine Neuerung. Seit 2019 können Sie die Kosten für die Versicherung bei Elementarschäden als Betriebskosten bezeichnen.
  14. Gehalt eines Hauswarts: Die Kosten für einen Hausmeister sind nicht immer als Betriebskosten. Wenn Sie angesehen. Wenn Sie einen Hausmeister angestellt haben, darf dieser zwar Instandhaltungs- und Schönheitsreparaturen durchführen. Diese sind aber keine Betriebskosten. Haben Sie einen Hausmeister engagiert, dürfen sonst keine Kosten für andere Tätigkeiten geltend gemacht werden, die der Hausmeister ebenfalls erledigen kann.
  15. Bereitstellung von Antennenanlagen oder Breitbandanschlüssen: Auch hier werden Kosten für den Strom, die Wartung, die Einstellung und monatliche Grundgebühren auf die einzelnen Mieter umgelegt.
  16. Kosten für den Betrieb für die Wäschepflege: Zu diesen Kosten zählt das Betreiben von Räumen, die für das Wäsche waschen genutzt werden. Hier können ebenso Kosten für die Einrichtung solcher Räume auf Mieter umgelegt werden.
  17. Sonstige Betriebskosten: Alle Kosten, die in dieser Liste nicht zu finden sind, aber laut § 1 BetrKV zutreffend erscheinen, werden in diesem Punkt untergebracht.

Dies sind alle Kosten, die Sie in der Abrechnung der Betriebskosten berücksichtigen dürfen. Beim Durchlesen wird Ihnen wahrscheinlich aufgefallen sein, dass einige Kosten eindeutig jedem Mieter zuzuordnen sind, während es bei anderen schwieriger wird. Deshalb werden wir uns jetzt damit beschäftigen, wie Sie die Betriebskosten richtig kalkulieren.

Richtig kalkulieren bei der Betriebskostenabrechnung

Die Abrechnung der Betriebskosten kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen. Sie können diese entweder mit einem Verteilerschlüssel oder pro Verbraucher abrechnen. Dabei ist es wichtig, dass die Abrechnung klar im Mietvertrag aufgezeigt wird. Sollte dies nicht klar geregelt sein, könnten Sie mitunter auf Ihren Kosten sitzenbleiben.

In der Regel werden Heiz-, Warmwasser- und Stromkosten auf den einzelnen Verbraucher umgelegt. Der Mieter, der am meisten verbraucht, zahlt also auch mehr als die anderen mit einem geringeren Verbrauch. Schwieriger wird es bei Kosten für die Reinigung des Gebäudes, Kosten für einen Hausmeister oder die Nutzung der Aufzüge: Bei der Betriebskostenabrechnung haben Vermieter hier noch kein Patentrezept gefunden, wie die richtige Aufteilung stattfinden sollte. Zahlt das untere Stockwerk ebenfalls für den Fahrstuhl? Werden Versicherungskosten nach Quadratmeter oder Risiko bezahlt?

Am Ende bleibt es Ihnen überlassen, wie Sie die Kosten umverteilen. Denkbar und in der Praxis üblich ist die Verteilung nach Quadratmeter oder Anzahl der Mieter in der Wohnung. Dieser Verteilungsschlüssel muss ebenfalls im Mietvertrag aufgenommen werden. Beachten Sie hierbei auch die Frist für die Betriebskostenabrechnung.

Hinweis

Damit Ihnen keine Fehler bei der Betriebskostenabrechnung unterlaufen und Sie nicht auf den Kosten sitzen bleiben, empfehlen wir Ihnen das innovative Tool von Vermietet.de. Sobald Sie ein Konto bei unserem Partner erstellt haben, können Sie dort rechtssichere, vermieterfreundliche Mietverträge für Ihre Immobilien kaufen oder Ihre Betriebskostenabrechnung ganz einfach in 10 Minuten erledigen.

Welche Fristen gibt es für die Betriebskostenabrechnung?

Die Betriebskostenabrechnung muss innerhalb von zwölf Monaten erstellt werden. Stichtag für diesen Zeitraum ist der Abrechnungszeitraum. Dieser wird in der Regel von Ihnen selbst festgelegt. Sie können also das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum wählen, aber auch zwölf Monate nach dem Tag des Einzugs von Mietern oder jeglichen anderen Zeitraum, der Ihnen passt.

Wenn Sie innerhalb dieser zwölf Monate nach dem Abrechnungszeitraum keine Betriebskostenabrechnung erstellt haben, können Sie nur noch in Ausnahmefällen die Betriebskosten auf den Mieter umlegen. Sie sollten hier also nicht zu viel Zeit verstreichen lassen. Denken Sie auch immer daran, dass die zwölfmonatige Frist für die Betriebskostenabrechnung ab dem Auszug eines Mieters ebenfalls gilt.

Wir zeigen Ihnen nun, wie die Betriebskostenabrechnung im Handumdrehen gelingt.

Wie gelingt die Betriebskostenabrechnung in wenigen Minuten?

Um die Betriebskostenabrechnung möglichst schnell und einfach abzuwickeln, empfehlen wir Ihnen das Tool unseres Partners Vermietet.de. Dieser hat eine Funktion entwickelt, mit der die Betriebskostenabrechnung für Vermieter zum Kinderspiel wird. So funktioniert es:

  1. Melden Sie sich auf Vermietet.de an.
  2. Legen Sie Ihr erstes Objekt sowie zugehörige Mieter an.
  3. Klicken Sie auf Nebenkostenabrechnung erstellen und folgen Sie Schritt für Schritt der Anleitung, die Ihnen angezeigt wird.

So gelingt Ihnen die Betriebskostenabrechnung ganz ohne Excel und Co. einfacher und schneller als zuvor.

Das könnte Sie auch interessieren:

Nebenkostenabrechnung prüfen: Wenn Ihr Mieter Widerspruch einlegt!

Sie haben Ihrem Mieter die Nebenkostenabrechnung übersendet und dieser hat Zweifel an der Richtigkeit. […]

Nebenkostenabrechnung Programm: Eine Übersicht der gängigsten Programme!

Es gibt viele Möglichkeiten, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Eine davon ist die Nutzung […]

Nebenkostenabrechnung mit Verteilerschlüssel erstellen: Wir zeigen Ihnen wie!

Um eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen, gibt es verschiedene Verteilerschlüssel, die Sie anwenden können. Wir […]

Nebenkostenabrechnung ohne Muster erstellen? So gelingt es im Handumdrehen!

Nebenkostenabrechnungen nach Muster zu erstellen ist ein oft genutzter Weg für Vermieter. Wir zeigen […]