Um eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen, gibt es verschiedene Verteilerschlüssel, die Sie anwenden können. Wir zeigen Ihnen, wie die Nebenkostenabrechnung mit Verteilerschlüsseln gelingt, welche Faktoren Sie beachten müssen und welches Programm wir Ihnen zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung mit Verteilerschlüsseln empfehlen können.
Nebenkostenabrechnung Verteilerschlüssel: Diese Verteilungsschlüssel gibt es!
Lassen Sie uns zunächst einen Überblick über die Verteilerschlüssel für Nebenkosten aufzeigen. Sie können die Verteilerschlüssel für Nebenkosten nach Verbrauch, Wohnfläche, Personenanzahl oder Wohneinheit wählen.
Diese Verteilerschlüssel müssen im Mietvertrag, neben den Nebenkosten benannt werden, die umlegt werden. Sie sollten sich also vor der Erstellung eines Mietvertrags überlegen, wie Sie welche Nebenkosten umlegen werden.
Wichtig: Wenn Sie die Umlage der Nebenkosten nicht im Mietvertrag erwähnt haben, können Sie keine Nebenkosten an Mieter weiterberechnen. Dabei ist es nicht nur essenziell, dass Sie die Art der Nebenkosten benennen, sondern auch, mit welchem Verteilerschlüssel welche Nebenkosten umgelegt werden. In der Nebenkostenabrechnung muss der Verteilerschlüssel dann auch tatsächlich angewandt werden. Andernfalls wird Ihr Mieter einen Widerspruch einlegen und die Nebenkostenabrechnung muss geprüft werden.
Doch kommen wir nun zu den einzelnen Verteilerschlüsseln für die Nebenkosten. Diese können Sie teilweise selbst bestimmen, manchmal müssen Sie sich jedoch an die vorgeschriebenen Regeln halten.
Nebenkostenabrechnung Verteilerschlüssel: Nach Verbrauch
Die Nebenkostenabrechnung mit Verteilerschlüsseln nach Verbrauch zu berechnen, ist nicht nur üblich, sondern gesetzlich vorgeschrieben. Kosten, die normalerweise nach Verbrauch verteilt werden, sind Wasserkosten, Heizkosten und Stromkosten. Hierbei ist je nach Art zu unterscheiden.
Heizkosten müssen mindestens zu 50 % und dürfen maximal bis zu 70 % auf den einzelnen Verbraucher umgelegt werden. Diese Regelung ist in der Heizkostenverordnung § 7 verankert.
Auch Warmwasserkosten werden nach dem Verbrauch umgelegt. Hier müssen ebenfalls mindestens 50 % verbrauchsabhängig berechnet werden. Maximal dürfen 70 % der Warmwasserkosten verbrauchsabhängig umgelegt werden.
Damit die Nebenkostenabrechnung mit Verteilerschlüsseln nach Verbrauch gelingt, sollten Messinstrumente installiert werden, die es einfach machen, die Kosten zuzuordnen. Zähler für Warmwasser und Wärme sind daher Pflicht. Bei einer Nebenkostenabrechnung müssen Sie nicht nur den Gesamtverbrauch, sondern auch den Einzelverbrauch ausweisen können. Sie dürfen sich hierbei nicht auf Schätzungen verlassen.
Sie können aber auch einen Verteilerschlüssel für Nebenkosten einsetzen, wo es nicht so offensichtlich ist, dass diese nach Verbrauch anfallen. So könnte es beispielsweise sein, dass Sie Waschräume mit Karten ausstatten, die einen Verbrauch nachweisen können. Sie könnten aber auch eine Karte für Aufzüge etablieren, die die Nutzung am Ende des Jahres aufzeigt. Diese Nebenkosten müssen jedoch nicht nach Verbrauch verteilt werden. Lediglich für Wasser- und Heizkosten gilt diese verpflichtende Regelung von mindestens 50 %.
Nebenkostenabrechnung Verteilerschlüssel: Nach Wohnfläche
Kosten, die Sie nicht nach Verbrauch abrechnen können, können Sie mit dem Verteilungsschlüssel nach Wohnfläche berechnen und umlegen. Diese Verteilung wird auf die üblichen kalten Nebenkosten angewendet.
Dazu müssen Sie zunächst die Wohnfläche aller Mietwohnungen ermitteln. Diese Fläche bildet 100 % der gesamten Wohnfläche. Haben Sie nun einen Mieter, der eine 60 qm große Wohnung bewohnt, Sie aber insgesamt 300 qm Wohnfläche zur Vermietung anbieten, dann muss dieser Mieter 20 % der Nebenkosten tragen.
Leer stehende Wohnungen müssen Sie dabei außer Acht lassen. Die Nebenkosten, die bei diesen Wohnungen anfallen, sind Ihr Risiko und dürfen nicht auf die restlichen Mieter verteilt werden.
Achten Sie bei dieser Verteilung auf eine gewisse Fairness, damit es nicht zu Unmut bei Ihren Mietern kommt. Wenn Sie beispielsweise einen Waschraum haben, der von einer Großfamilie genutzt wird, können sich Singles mit einer größeren Wohnung ungerecht behandelt fühlen, wenn Sie nach der Quadratmeterzahl abrechnen.
Die Nebenkostenabrechnung mit Verteilerschlüssel zu erstellen, ist also nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick erscheint. Sollte das Beispiel mit Waschräumen oder ähnlichen Situationen tatsächlich bei Ihnen zutreffen, könnte auch die Verteilung nach Personenzahl funktionieren.
Nebenkostenabrechnung Verteilerschlüssel: Nach Personenzahl
Wenn wir bei dem Beispiel mit einem Waschraum bleiben, könnte der Verteilerschlüssel der Nebenkosten nach Personenzahl etwa so aussehen:
Sie haben insgesamt 300 qm Wohnraum, der sich auf 5 Wohnungen verteilt. Insgesamt leben 10 Personen in den Wohnungen. Ihr Single-Mieter würde sich nun bei diesem Verteilerschlüssel für den Waschraum besser fühlen. Die Großfamilie würde jetzt einen größeren Teil der Nebenkosten für den Waschraum übernehmen, wenn diese ihn oft nutzen.
Doch auch hier geht es nicht immer fair zu. Wenn Sie eine Großfamilie haben, die kaum Hausmüll produziert, während der Single-Mieter Müll wie eine sechsköpfige Familie hat, wird es über kurz oder lang zu Beschwerden kommen.
Weiterhin kann es nicht immer ersichtlich sein, wie viele Personen tatsächlich in einer Wohnung leben, selbst wenn es nach Mietvertrag geregelt sein sollte. Bringt ein Mieter mehrmals im Monat Übernachtungsgäste mit, kann dies zu erheblichen Mehrkosten für alle anderen Mieter führen. Ein weiteres Problem ist die Regelung mit leerstehenden Wohnungen. Hier muss dann von Fall zu Fall geklärt werden, ob eine leerstehende Wohnung als einzelne oder mehrere Personen abgerechnet wird.
Sie sehen, auch die Nebenkostenabrechnung mit diesem Verteilerschlüssel ist nicht optimal. Sie müssen sich bei der Festlegung der Verteilerschlüssel sehr lange und gut überlegen, wie die Verteilung stattfindet. Sonst führt die ungerechte Verteilung zu Unmut und Streitigkeiten.
Nebenkostenabrechnung Verteilerschlüssel: Nach Wohneinheit
Die vierte Möglichkeit, eine Nebenkostenabrechnung nach Verteilerschlüssel zu erstellen, ist die Verteilung nach Wohneinheit. Diese Verteilung klingt so einfach, wie Sie ist. Sie teilen die Nebenkosten pro Wohnung auf. Jede Wohneinheit trägt dabei den gleichen Anteil.
Wenn Sie also fünf Wohnungen mit unterschiedlichen Größen und Personen haben, zahlt jeder Wohneinheit ⅕ der kalten Nebenkosten. Diese Variante ist für Sie als Vermieter die wohl einfachste. Tatsächlich führt diese Verteilung oft zu Unmut.
Sie sollten den Verteilerschlüssel für Nebenkosten nach Wohneinheit nur wählen, wenn Sie einen möglichst homogenen Verbrauch schätzen.
Dies kann der Fall sein, wenn alle Wohnungen gleich groß und jeweils von einer Person bewohnt werden. Wenn die Wohnungen jedoch zu unterschiedlich sind, können Ihre Mieter die Umlage nach einem anderen Verteilerschlüssel gesetzlich durchsetzen.
Eine unangemessene Benachteiligung von Mietern bei der Betriebskostenabrechnung ist nämlich nicht zulässig.
So finden Sie den richtigen Verteilerschlüssel für Nebenkosten!
Wie Sie gesehen haben, ist die Nebenkostenabrechnung nach Verteilerschlüsseln ein Unterfangen, welches gut durchdacht sein sollte. Sie können ebenfalls einen Mix aus verschiedenen Verteilungsschlüsseln erwägen.
Dabei ist der Verteilerschlüssel der Nebenkosten nach Verbrauch definitiv der fairste. Sie sollten im Idealfall so viele Nebenkosten nach Verbrauch abrechnen wie möglich.
Danach sollten Sie den Verteilungsschlüssel nach Wohnfläche favorisieren. Dieser ist ebenfalls für viele Nebenkosten fair, denn in der Regel halten sich mehr Personen in einer größeren Wohnung auf. Eine größere Wohnung benötigt mehr Wärme, Strom und meist auch Wasser.
Sie sollten die Verteilerschlüssel für Nebenkosten nach Personenzahl und Wohneinheit nur einsetzen, wenn es sinnvoll ist. So können Sie in der Regel davon ausgehen, dass 5 Personen mehr Müll verursachen als eine Person. Weiterhin können Sie bei gleichen Wohnungen und ähnlichen Mietern eine pauschale Abrechnung durchführen.
Zum Schluss zeigen wir Ihnen noch, wie Ihnen die Nebenkostenabrechnung mit Verteilerschlüsseln in der Praxis gelingt. Für dieses Vorgehen haben wir eine Empfehlung für Sie.
Nebenkostenabrechnung mit einem Programm: In nur 10 Minuten!
Vielleicht nutzen Sie aktuell ein Muster für die Nebenkostenabrechnung. Wir empfehlen Ihnen heute ein Programm, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Dieses Programm wird von unserem Kooperationspartner Vermietet.de angeboten. Es ist sowohl einfach zu handhaben als auch rechtssicher und kostenfrei.
Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
- Melden Sie sich bei Vermietet.de an.
- Im Anschluss gelangen Sie ins Portal von Vermietet.de. Dort können Sie eine oder mehrere Wohneinheiten anlegen, die Sie verwalten möchten.
- Legen Sie alle Kontakte, Dokumente und Kosten an, die über das Jahr auftauchen. Damit haben Sie alle wichtigen Daten für die Verwaltung Ihrer Immobilie auf einem Blick sichtbar.
- Klicken auf den Button *Abrechnung erstellen* innerhalb der Vermietet.de-Plattform.
- Ein Assistent leitet Sie im Anschluss Schritt für Schritt durch die verschiedenen Aspekte der Nebenkostenabrechnung mit Verteilerschlüsseln.
- Im Anschluss können Sie die Abrechnung herunterladen und an die Mieter versenden. Dieser Prozess dauert nur wenige Minuten.
Sie kennen nun die verschiedenen Verteilerschlüssel für Nebenkosten. Die Entscheidung, für welche Nebenkosten, Sie welche Verteilerschlüssel nehmen, können wir Ihnen zwar nicht abnehmen, hoffen aber trotzdem, geholfen zu haben.
