Nebenkosten: Definition, Unterschiede, Wichtiges – ein Überblick für Vermieter

Dass Du als Vermieter Nebenkosten korrekt abrechnest, setzt verschiedene Dinge voraus. Zum einen die vertragliche Umlagevereinbarung mit dem Mieter. Zum anderen das Verständnis darüber, was Nebenkosten genau sind und welche Nebenkosten Du als Betriebskosten auf den Mieter umlegen darfst. Gut, dass Du nun diesen Artikel mit allen wichtigen Informationen gefunden hast. 

Definition: Was sind Nebenkosten? 

Für den Begriff der Nebenkosten gibt es keine gesetzliche Definition. Und in Bezug auf Immobilien können Nebenkosten sehr unterschiedlich interpretiert werden. So gelten beispielsweise die Grunderwerbssteuer und Notargebühren beim Immobilienkauf auch als Nebenkosten. Im Sinne des Mietrechts umfassen Nebenkosten alle laufenden sowie einmaligen Kosten, die dem Vermieter bzw. Eigentümer im Zuge der Bewirtschaftung der Immobilie und Aufrechterhaltung der Vermietung entstehen. 

Nebenkosten sind unter anderem Kosten für die Gartenpflege, die Wartung von technischen Anlagen, die WEG-Verwaltung bei Eigentumswohnungen oder die Maklercourtage bei Neuvermietung einer Wohnung. 

ABER: Jetzt kommt der Begriff der “Betriebskosten” hinzu. 

Und was sind dann Betriebskosten?

Betriebskosten werden im Gegensatz zu Nebenkosten gesetzlich definiert – über die Betriebskostenverordnung (BetrKV), die auch jene Betriebskosten auflistet, die auf den Mieter umgelegt werden dürfen. 

“Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers oder Erbbauberechtigten dürfen mit dem Betrag angesetzt werden, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers, angesetzt werden könnte; die Umsatzsteuer des Dritten darf nicht angesetzt werden.” (§ 1 BetrKV)

Und das ist der große Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten: Nebenkosten trägst Du als Vermieter selbst, Betriebskosten sind umlagefähig – vorausgesetzt Du hast dies mietvertraglich korrekt vereinbart. Also sind Betriebskosten Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten sind auch Betriebskosten.

Warum ist der Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten wichtig für Dich als Vermieter? 

Sofern die Nebenkosten nicht durch eine Nebenkostenpauschale abgegolten sind, erstellst Du jährlich eine Betriebskostenabrechnung, die gemeinhin auch als Nebenkostenabrechnung bezeichnet wird. Der Gesetzgeber schreibt bestimmte formale Anforderungen für diese Abrechnung vor, die grundsätzlich nur die Betriebskosten gemäß § 1 Betriebskostenverordnung (BetrKV) enthalten darf. Rechnest Du Nebenkosten ab, die nicht umlagefähig sind, ist die Abrechnung fehlerhaft. Korrigieren kannst Du sie nur innerhalb der gesetzlichen Frist zur Abgabe der Betriebskostenabrechnung (zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums). Für alle Betriebskostenabrechnungen, die Du – selbstverschuldet – nach dieser Frist bei Deinem Mieter einreichst, kannst Du KEINE Nachzahlung einfordern. Guthaben musst Du hingegen immer auszahlen. 

Den Unterschied von Nebenkosten und Betriebskosten gilt es insbesondere auch dann zu beachten, wenn Du eine Eigentumswohnung vermietest. In diesem Fall erstellt der WEG-Verwalter eine Abrechnung über das Hausgeld, mit dem die Betriebskosten und einige nicht umlagefähige Nebenkosten beglichen werden. Die auf den Mieter entfallenen Nebenkosten berechnest Du anteilig. 

Diese Nebenkosten sind umlagefähig

Wie bereits erwähnt, listet die Betriebskostenverordnung auf, welche Deiner Nebenkosten als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen – und welche nicht.

Folgende 17 Punkte sind laut Betriebskostenverordnung umlegbar:

1. Öffentliche Lasten wie beispielsweise die Grundsteuer. Vermietest Du eine Eigentumswohnung, steht dieser Posten nicht in der Hausgeldabrechnung des WEG-Verwalters, da Besitzer von Eigentumswohnungen ihre Grundsteuer separat beim Finanzamt begleichen. Du musst diesen Punkt also aus deinen Unterlagen der Betriebskostenabrechnung für Deinen Mieter hinzufügen. 
2. Kosten der Wasserversorgung. Hierzu zählen Kosten für den Wasserverbrauch, die Bereitstellungsgebühr, Wasserzähler, Eichkosten für Wasserzähler, Kosten für die Berechnung und Aufteilung, Wartungskosten, Kosten für den Betrieb einer Wasserversorgungsanlage und einer Wasseraufbereitungsanlage. 
3. Gebühren für die Grundstücks- und Hausentwässerung. Hierunter fallen auch Kosten für eine Entwässerungsanlage und einer Entwässerungspumpe.
4. Heizkosten zählen natürlich auch zu den Nebenkosten. Alternativ zählen die Kosten für den verbrauchten Brennstoff und dessen Lieferung. Des Weiteren legst Du auch die Kosten für den Betrieb einer zentralen Brennstoffanlage, die eigenständige gewerbliche Lieferung von Wärme und die Reinigung und Wartung von Etagenheizungen und Gaseinzelfeuerstätten um.
5. Kosten für eine zentrale Warmwasseranlage gehören ebenfalls zu den Nebenkosten. Darunter fallen auch Kosten für die gewerbliche Lieferung von Warmwasser oder die Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten. 
6. Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
7. Der Betrieb und die laufenden Kosten für Personen- und Lastenaufzüge zählen ebenfalls zu den Nebenkosten.
8. Die Kosten für die Müllentsorgung und die Straßenreinigung 
9. Die Reinigung des Gebäudes oder eine regelmäßige Ungezieferbekämpfung zählt ebenfalls zu den Nebenkosten – sofern sie regelmäßig anfallen und Gemeinschaftsflächen der Immobilie betreffen. 
10. Laufende Kosten für die Gartenpflege oder den Winterdienst
11. Die Beleuchtung von gemeinsam genutzten Flächen ist ebenfalls umlagefähig.
12. Kosten für den Schornsteinfeger sind ebenso Nebenkosten.
13. Sach- und Haftpflichtversicherungen; neuerdings auch die Elementarversicherungen.
14. Kosten für einen Hausmeister – sofern er hausmeistertypische Aufgaben erledigt und nicht auch Reparaturen oder den Winterdienst übernimmt. Sobald ein Hausmeister tätig wird, dürfen die Kosten aus Punkt 2 bis 10 und aus Punkt 16 nicht mehr separat umgelegt werden. Dieser Punkt ist wichtig, um doppelte Belastungen der Mieter zu vermeiden.
15. Breitband- oder Antennenanlagen
16. Kosten für den Betrieb von Waschräumen
17. Weitere nicht genannte Nebenkosten legst Du unter dem Punkt “sonstige Betriebskosten” mit genauer Bezeichnung um. 

Wenn Du diese Nebenkosten abrechnest, machst Du einen Fehler!

Tatsächlich nennt die Betriebskostenverordnung auch jene Nebenkosten, die nicht umlagefähig sind und somit von Dir als Vermieter getragen werden müssen. 

• Kosten der Verwaltung des Gebäudes (einschließlich Arbeitskräfte und Einrichtungen, die zur Verwaltung benötigt werden). Das ist ein wichtiger Punkt, wenn Du eine Eigentumswohnung vermietest, da hier in der Regel zumindest WEG-Verwaltungskosten für das Gemeinschaftseigentum und ggf. auch Verwaltungskosten für Dein Sondereigentum anfallen. Das schließt auch den Wert ein, der von Dir als Vermieter persönlich übernommenen Verwaltungsarbeit. 
• Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung, Erhaltungsaufwand der durch Abnutzung, Alterung oder Witterung entsteht.

Sorgfalt bei der Abrechnung der Nebenkosten zahlt sich aus

Wir konnten Dir hoffentlich deutlich machen, dass Betriebskosten nicht gleich Nebenkosten sind, sondern immer nur einen Teil darstellen. Wir empfehlen Dir als Vermieter, Dich regelmäßig mit der Betriebskostenverordnung und Rechtsprechungen zum Thema Nebenkosten zu befassen, damit Du die Nebenkosten immer rechtssicher abrechnen kannst. Natürlich findest Du hierzu in unserem Blog informative und umfassende Artikel, um Dich schnell auf den aktuellen Stand zu bringen. Du profitierst nicht nur von wichtigem Fachwissen, sondern sparst Dir auch viel Mühe bei der Nebenkostenabrechnung – und reduzierst (finanziell gravierende) Fehler durch formal inkorrekte Inhalte.