Wenn Sie Ihre jährliche Betriebskostenabrechnung erstellen, fragen Sie sich, welche umlagefähigen Nebenkosten hinein gehören? Um Ihnen diese Arbeit ab sofort zu ersparen, haben wir eine Übersicht der umlagefähigen Nebenkosten erstellt, die Sie als Vermieter als umlagefähige Kosten an Mieter berechnen können. Und wir verraten Ihnen, wie die Erstellung der Abrechnung ab sofort zum Kinderspiel wird.
Welche Kosten gehören nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten?
Klären wir zunächst welche Kosten nicht zu den umlagefähigen Kosten zählen. Um festzustellen, welche Positionen nicht umlagefähig sind, genügt ein Blick in die Betriebskostenverordnung § 1 Abs.2. Was darin steht, haben wir hier kurz zusammengefasst:
- Arbeiten, die Sie im Zusammenhang mit der Verwaltung des Gebäudes erledigen
- Kosten für Jahresabschlüsse und Gehälter für Geschäftsführer
- Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten
- Verwaltungskosten, die mit dem Betrieb des Gebäudes anfallen
- Beschäftigung von Wach- und Aufsichtspersonal
Dies sind alle Nebenkosten, die nicht als umlagefähige Kosten an Mieter weiterbelastet werden können. Der Grund hierfür ist, dass diese Nebenkosten schon mit der Miete abgegolten sind.
Welche Kosten gehören zu den umlagefähigen Nebenkosten?
Auch die umlagefähigen Nebenkosten sind in der Betriebskostenverordnung klar definiert. Darunter fallen alle umlagefähige Kosten, die im Zusammenhang mit dem Betrieb des Gebäudes dauerhaft entstehen. Nebenkosten wie Strom, Wasser, Heizkosten und einige andere, die man als Mieter normalerweise als Nebenkosten kennt. Doch welche Kosten sind umlagefähig?
Um genau zu sein, stehen 17 Punkte auf der Liste der umlagefähigen Kosten für Mieter und Vermieter. Wie versprochen, erhalten Sie nun die dazu passende Liste:
- Steuern, die mit dem Gebäude anfallen. Demnach können Sie auch die Grundsteuer auf Mieter umlegen.
- Versorgung mit Wasser: Dazu zählt nicht nur der Wasserverbrauch, die Grundgebühren und die Kosten für das Ablesen, sondern seit Neuestem auch die Eichkosten.
- Weitere umlagefähige Nebenkosten sind die Entwässerungskosten. Hierunter zählen ebenfalls Gebühren für die Gebäude- und Grundstücksentwässerung.
- Wenn Sie eine zentrale Heizung mit Abgasanlage haben, eine Brennstoffversorgungsanlage, die Wärme liefern lassen oder Etagenheizungen betreiben, zählt dies alles zu den Nebenkosten für Heizkosten.
- Zu den Nebenkosten für Wasser zählt ebenso der Betrieb einer Warmwasserversorgungsanlage. Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten oder die Lieferung von Warmwasser fallen auch unter diese umlagefähigen Nebenkosten.
- Haben Sie eine kombinierte Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen, haben Sie die gleichen umlagefähigen Kosten, die Mieter bezahlen müssen, wie bei Punkt 4 und 5.
- Kosten für Personen- oder Lastenaufzüge: Hierunter zählen gleichzeitig die Wartung sowie anfallende Reparaturen.
- Die Kosten für öffentliche Straßenreinigung oder Müllbeseitigung zählen zu den umlagefähigen Nebenkosten. Seit dem Jahr 2019 können Sie sogar Kosten für Müllschlucker, Müllkompressoren und andere Müllanlagen umlegen.
- Wenn ein Kammerjäger benötigt wird oder gemeinsam genutzte Flächen eine Säuberung benötigen, können Sie auch diese Kosten auf Ihre Mieter umlegen.
- Außenflächen, die gemeinsam genutzt werden, brauchen Pflege. Gartenarbeiten sind daher umlagefähig.
- Wenn wir schon beim Thema sind, ist es auch wichtig zu erwähnen, dass die Kosten für die Beleuchtung dieser Flächen ebenfalls umlagefähig sind.
- Kosten für den Schornsteinfeger nach der allgemeinen Gebührenordnung können Sie auf Ihre Mieter umlegen.
- Regelmäßige Zahlungen für die Sach- und Haftpflichtversicherung sind auch umlegbar. Mittlerweile gehören hierzu ebenfalls die Kosten für Elementarschadenversicherungen.
- Das Gehalt für einen Hausmeister müssen Sie als Vermieter nicht übernehmen.
- Kosten für Antennenanlagen oder Breitbandanschlüsse können ebenso Ihre Mieter übernehmen.
- Kosten, die anfallen, wenn ein Waschraum im Haus betrieben wird sind umlagefähig – gerade die Kosten für Waschmaschinen, Trockner und die laufenden Stromkosten für diese.
- Sonstige Betriebskosten: Hier werden Kosten verbucht, die nicht zu den oberen 16 Punkte gehören, aber dennoch von den Mietern zu tragen sind.
Soweit zu den umlagefähigen Nebenkosten, die laut Gesetz an Mieter umgelegt werden können. Diese Liste soll Ihnen einen groben Überblick bieten. Wenn Sie den genauen Gesetzestext lesen möchten, empfehlen wir Ihnen in die Betriebskostenverordnung zu schauen.
Sie kennen nun die umlagefähigen Kosten für Mieter. Doch wie genau werden diese Nebenkosten umgelegt? Dieses Problem lösen wir jetzt mit Ihnen.
Wie können Sie die umlagefähigen Nebenkosten korrekt auf Mieter umlegen?
Sicherlich waren Sie auch schon einmal Mieter. Sie haben jeden Monat einen gewissen Betrag an Nebenkosten an den Vermieter bezahlt und am Ende des Jahres gab es eine Rückerstattung oder eine Nachzahlung. Doch warum ist das so?
Die Berechnung der umlagefähigen Nebenkosten kann auf unterschiedliche Arten erfolgen. Vorab muss eine klare Berechnung und Nennung der Nebenkosten im Mietvertrag stattfinden. Ansonsten dürfen Sie keine umlagefähigen Kosten auf Mieter umlegen.
Um alles korrekt zu berechnen, müssen Sie die Kosten entweder pro Verbraucher, mit einem Verteilerschlüssel oder einem Mix aus beidem umlegen. Meist werden alle Nebenkosten, die vom Mieter direkt verbraucht werden, auch als solche abgerechnet. Dazu zählen beispielsweise Heizkosten, Warmwasserkosten und Strom. Diese Punkte führen dann zu Nachzahlungen oder Gutschriften.
Umlagefähige Kosten, die etwas schwieriger zuzuordnen sind, werden meist mit einem Verteilerschlüssel umgelegt. Beispielsweise können Kosten für die Gartenpflege oder den Waschraum pro Quadratmeter Wohnfläche, Mieteranzahl in einer Wohnung oder einem anderen Verteilerschlüssel abgerechnet werden. In der Regel halten sich Vermieter an die Mieteranzahl oder die Quadratmeteranzahl der gemieteten Fläche.
Wie der ideale Mix aussehen sollte, darüber können ganze Bücher geschrieben werden. Machen Sie es sich nicht allzu kompliziert und nehmen Sie dazu einfach Hilfe in Anspruch. Ein rechtssicherer Mietvertrag hilft Ihnen nicht nur bei der Abrechnung, sondern auch bei kostspieligen Fehlern, die zu vermeiden sind. Sollten Sie die Nebenkostenabrechnung nicht in den Mietvertrag aufgenommen haben, können Sie später keine umlagefähigen Nebenkosten geltend machen.
Weiterhin sollten Sie sich die Arbeit an der Nebenkostenabrechnung nicht so schwer machen. Wir kennen eine Methode, mit der die Abrechnung innerhalb von wenigen Minuten gelingt: Unser Partner Vermietet.de hat ein innovatives Software-Tool entwickeln, mit welchem Sie innerhalb von 10 Minuten eine korrekte Nebenkostenabrechnung erstellen.
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