Welche Kosten sind umlagefähig? Ein Ratgeber für Vermieter!

Wenn Sie sich auch, so wie viele Vermieter, fragen, welche Kosten umlagefähig sind, lesen Sie weiter. Wir haben für Sie einen Ratgeber geschrieben, der sich mit der Frage beschäftigt: ”Welche Kosten sind umlagefähig?”. Wir werden hierbei nicht nur auf die Betriebskostenverordnung zu sprechen kommen, sondern Ihnen auch zeigen, wie Sie in kurzer Zeit eine Nebenkostenabrechnung erstellen können.

Welche Kosten sind umlagefähig? Eine Übersicht!

Sie haben als Vermieter viele Kosten, die mit der Vermietung einer Immobilie einhergehen. Einige davon werden mit der Miete beglichen, während andere durch die Nebenkostenvorauszahlung oder Nebenkostenpauschale abgegolten werden.

Damit Sie die Nebenkosten auf Mieter umlegen können, müssen Sie zunächst wissen, welche Kosten umlagefähig sind und im Nachgang eine entsprechende Vereinbarung darüber treffen. Diese Vereinbarung muss im Mietvertrag stehen. Wenn Sie diesen wichtigen Faktor versäumen, können Sie als Vermieter keine Nebenkosten an den Mieter weitergeben.

Wussten Sie, dass die Kosten für einen Schornsteinfeger umlagefähig sind, oder dass die Gartenpflege umlagefähig wird, wenn Sie sich an gewisse Voraussetzungen halten? All diese Kosten wurden in der Betriebskostenverordnung geregelt. Zu beachten ist, dass es sich bei den Nebenkosten um laufende Kosten handeln muss. Einmalig anfallende Kosten sind oftmals nicht umlagefähig. Dies führt nicht selten zu Unstimmigkeiten zwischen Ihnen und Ihren Mietern.

Doch zu den Gesetzen, welche Kosten umlagefähig sind, kommen wir im Anschluss. Nun beschäftigen wir uns zunächst mit allen Kosten, die Sie an Mieter weiterberechnen können.

Die Betriebskostenverordnung nennt hier folgende 17 Kostenpunkte:

1. Grundsteuer und sonstige öffentliche Lasten.
2. Die Kosten der Wasserversorgung. Dieser Punkt umfasst die Kosten für den Wasserverbrauch, die Grundgebühr, die Anmietung oder Überlassung von Wasserzählern, Eichkosten für Wasserzähler, die Kosten für die Berechnung und Aufteilung der Wasserkosten, Kosten für die Wartung, Kosten für den Betrieb einer Wasserversorgungsanlage und den Betrieb einer Wasseraufbereitungsanlage.
3. Abwassergebühren für die Grundstücks- und Hausentwässerung, Kosten für eine Entwässerungsanlage und einer Entwässerungspumpe.
4. Bei den Nebenkosten für Heizkosten ist der Betrieb einer zentralen Heizungsanlage inklusive der Abgasanlage umlagefähig. Zusätzlich auch die Kosten für den verbrauchten Brennstoff und dessen Lieferung. Weiterhin auch der Betrieb einer zentralen Brennstoffanlage, die Kosten für die eigenständige gewerbliche Lieferung von Wärme und die Reinigung und Wartung von Etagenheizungen und Gaseinzelfeuerstätten.
5. Betriebskosten für eine zentrale Warmwasseranlage, die Kosten für die eigenständige und gewerbliche Lieferung von Warmwasser und die Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten.
6. Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen.
7. Der Betrieb von Lasten- und Personenaufzügen. Hierzu zählen alle laufenden Kosten, die mit dem Betrieb der Aufzüge zusammenhängen.
8. Müllbeseitigung und Straßenreinigung
9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung. Diese Kosten können aber nur auf Mieter umgelegt werden, wenn diese regelmäßig und nicht einmalig anfallen. Weiterhin sind diese Kosten nur umlegbar, wenn es sich um gemeinsam genutzte Flächen handelt.Auch die Gartenpflege ist umlagefähig, wenn es sich um regelmäßige Kosten handelt. Dann können aber sogar Kosten für die Erneuerung dieser Grünanlagen auf Mieter umgelegt werden.
10. Die Beleuchtung von gemeinsam genutzten Flächen ist ebenfalls umlagefähig.
11. Der regelmäßige Besuch des Schornsteinfegers ist umlagefähig.
12. Sach- und Haftpflichtversicherungen. Neuerdings auch die Elementarversicherungen
13. Kosten für einen Hausmeister sind ebenfalls umlagefähig. Sobald ein Hausmeister tätig wird, dürfen die Kosten aus Punkt 2 bis 10 und aus Punkt 16 nicht mehr separat umgelegt werden. Diese Arbeiten sollten dann von dem eingestellten Hausmeister erledigt werden.
14. Breitband- oder Antennenanlagen
15. Kosten für den Betrieb von Waschräumen. Darunter fallen auch die Kosten für die Beleuchtung, Überwachung, Pflege, Reinigung und die regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft der Waschräume.
16. Unter den Punkt 17 fallen alle sonstigen Betriebskosten, die zwar laufend anfallen, aber nicht in Punkt 1 bis 16 genannt wurden. Hierbei ist darauf zu achten, dass es sich nur um Kosten nach § 1 der Betriebskostenverordnung handeln darf.
    All diese Punkte geben eine ausführliche Antwort auf die Frage: ”Welche Kosten sind umlagefähig?“. Wenden wir uns nun den Kosten zu, die nicht umlagefähig sind. Diese sind in der Betriebskostenverordnung ebenfalls klar definiert.

Welche Kosten sind nicht umlagefähig?

Wenn Sie sich den § 1 der Betriebskostenverordnung anschauen, so wird ersichtlich, dass Sie beispielsweise Verwaltungskosten nicht auf Mieter umlegen können. Dazu zählen alle Kosten, die für die Verwaltung des Gebäudes anfallen. Hierunter zählen auch die Kosten für Aufsichtspersonal, die Verwaltungsarbeit des Vermieters, Kosten für die gesetzliche oder freiwillige Prüfung der Jahresabschlüsse und Kosten für die Geschäftsführung.

Weiterhin dürfen Sie auch keine Instandhaltungskosten auf Mieter umlegen. Hierzu heißt es genauer, dass die Kosten für die Erhaltung des Gebäudes, während der Nutzungsdauer, gerade in Bezug auf Alterung, Abnutzung, Witterungseinwirkungen und daraus resultierende Mängel, keine Betriebskosten darstellen.

Nun gibt es noch weitere Gesetze, die regeln, welche Kosten umlagefähig sind. Hierzu möchten wir Ihnen einige Gesetze darlegen, um im Anschluss einen Weg aufzuzeigen, wie eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden kann.

Welche Gesetze regeln, welche Kosten umlagefähig sind?

Sollte es einmal zu einer Streitigkeit zwischen Ihnen und einem Mieter kommen, ist es gut, wenn Sie wissen, welche Kosten umlagefähig sind. Daher haben wir Ihnen einige Gesetze herausgesucht, die bei der Schlichtung helfen können.

• Die Gesetze bezüglich des Mietvertrags finden Sie im BGB § 535–597.
• Alles bezüglich des Mietverhältnisses über Wohnraum ist im BGB § 549-577a geregelt.
• Die Inhalte aus diesem Beitrag werden in der Betriebskostenverordnung und der ergänzenden Regelung über Betriebskosten im BGB § 556 aufgelistet.
• Zur Regelung von Warmwasser und Heizkosten gibt es die Heizkostenverordnung. Genauer gesagt, die Verordnung über die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten. Wenn Sie also bei der Verteilung der Kosten nicht weiterwissen, sollten Sie in dieser Verordnung nachlesen.

Diese Gesetze dienen Ihnen natürlich nur als erste Anhaltspunkte, um Klarheit zu erlangen und eine mögliche Schlichtung einzuleiten. Wenn dies nicht zu einer Schlichtung führt, sollten Sie einen Anwalt für Mietrecht aufsuchen.

Alternativ dazu können Sie die Nebenkostenabrechnung auch einfach so erstellen, dass es keinen Widerspruch Ihres Mieters gibt. Wir kennen einen Weg, der dies innerhalb kürzester Zeit ermöglicht. Unsere Empfehlung dazu erhalten Sie nun im letzten Abschnitt dieses Artikels.

Wie können Sie eine Nebenkostenabrechnung erstellen?

Sie kennen sicherlich bereits einige Wege eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Neben verschiedenen Vorlagen, die Sie sich selbst erstellt oder irgendwo heruntergeladen haben, gibt es noch einige Programme, die die Erstellung vereinfachen sollten. Oftmals kosten die Programme viel Geld, und sind nicht einfach zu bedienen. Im Gegensatz dazu passieren bei selbst gebauten Excellisten schnell Fehler, die teuer werden können oder für Streitigkeiten sorgen.

Wir wollen Ihnen dazu eine Empfehlung geben, die sowohl einfach, rechtssicher und auch noch kostenfrei ist. Die Rede ist von dem Nebenkostenabrechnungsprogramm unseres Kooperationspartner Vermietet.de. Dazu müssen Sie folgendermaßen vorgehen:

1. Melden Sie sich kostenfrei bei unserem Partner Vermietet.de an. Dafür reicht Ihre E-Mail-Adresse.
2. Die Immobilie oder die Immobilien, die Sie verwalten möchten, können Sie im Anschluss anlegen.
3. Danach können Sie alle Kontakte, laufende Kosten und einmalige Kosten einpflegen. Sie können mit dem Programm sogar noch weitere Funktionen kostenfrei nutzen.
4. Wenn Sie alles eingetragen haben, klicken Sie den Button zur Erstellung der Abrechnung von Nebenkosten.
5. Daraufhin führt Sie ein Systemassistent Schritt für Schritt durch den Erstellungsprozess.
6. Dieser Prozess dauert weniger als zehn Minuten. Danach sind Sie mit der Abrechnung fertig und können diese herunterladen und an Ihre Mieter versenden.

Sie wissen nun, welche Kosten umlagefähig sind und welche nicht. Außerdem kennen Sie jetzt einige Gesetzesgrundlagen, die für die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung relevant sind. Weiterhin hoffen wir, Ihnen, mit unseren Tipps zur Nebenkostenabrechnung, geholfen zu haben, damit diese zukünftig einfacher und schneller gelingt.