Nebenkostennachzahlungen korrekt berechnen: Ratgeber für Vermieter!

Sie sind als Vermieter verpflichtet am Ende des Abrechnungszeitraums eine Nebenkostenabrechnung für Mieter zu erstellen. Hieraus ergibt sich oft, dass eine Nebenkostennachzahlung ansteht. Fällt diese zu hoch aus, können Mieter Widerspruch einlegen und eventuell stellt sich heraus, dass die Nebenkostennachzahlung ungerechtfertigt war. Wir helfen Ihnen, die groben Fehler beim Erstellen der Nebenkostenabrechnung zu vermeiden und zeigen Ihnen, wie die Abrechnung mit hoher Wahrscheinlichkeit gelingt.

Fehler, die bei der Nebenkostennachzahlung häufig passieren!

Wenn Sie als Vermieter feststellen, dass eine Nachzahlung von Nebenkosten ansteht, überkommt Sie vielleicht auch ein leicht mulmiges Gefühl. Gerade, wenn die Nachzahlung laut Nebenkostenabrechnung ziemlich hoch ist. Wahrscheinlich wird sich Ihr Mieter davon selbst überzeugen wollen, dass alles mit rechten Dingen vorgeht. Es kommt zu einem Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung und im schlimmsten Fall weigert sich der Mieter, die Nebenkosten zu zahlen.

Meist lässt sich eine hohe Nachzahlung bei Nebenkosten auf einen Fehler zurückführen. Natürlich kann die Abrechnung auch korrekt sein. Wir zeigen Ihnen heute die häufigsten Fehler, die Ihnen bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung entstehen können.

Meist handelt es sich um Fehler, die einfach zu vermeiden sind. So kann es beispielsweise sein, dass Sie Nebenkosten umgelegt haben, die nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten gehören. Vielleicht haben Sie auch einen falschen Verteilerschlüssel bei der Nebenkostenabrechnung genutzt und deshalb ist die Nachzahlung der Nebenkosten hoch. Am häufigsten sind jedoch Rechenfehler bei der Verteilung und Berechnung der Nebenkosten und der Nachzahlung, die daraus resultiert.

In den Nebenkosten wurden Nachzahlungen für falsche Nebenkosten berechnet.

Damit Ihnen bei der Berechnung der Nebenkostennachzahlung kein grober Fehler unterläuft, sollten wir zunächst klären, welche Kosten umgelegt werden dürfen und welche nicht. Eine genaue Auflistung der umlagefähigen Nebenkosten finden Sie in der Betriebskostenverordnung § 2. Hier eine kleine Auswahl der umlagefähigen Nebenkosten:

  • Öffentliche Lasten wie die Grundsteuer
  • Wasserversorgung und Kosten für die Entwässerung
  • Heizkosten und damit entstehende Kosten für Wartungen, Reparaturen und natürlich auch der Verbrauch von Heizstoffen und deren Lieferung.
  • Betrieb des Fahrstuhls/Aufzugs
  • Müllabfuhr und Kosten für die Straßenreinigung
  • Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
  • Gartenpflege
  • Kosten für die Beleuchtung von gemeinsam genutzten Flächen
  • Kosten für die Arbeiten eines Schornsteinfegers
  • Sach- und Haftpflichtversicherungen (neuerdings dürfen Sie sogar Elementarschadenversicherungen auf Mieter umlegen).
  • Gehalt für einen Hausmeister: Wenn Sie einen Hausmeister haben, dürfen Sie einige Kosten nicht doppelt abrechnen!
  • Betrieb der Gemeinschaftsantenne oder des Breitbandkabelnetzes
  • Betrieb eines Waschraums
  • Sonstige Betriebskosten

Dies sind die Nebenkosten, die Sie auf Mieter umlegen können. Wenn Sie diese in der Nebenkostenabrechnung berücksichtigt haben und trotzdem eine Nachzahlung laut Nebenkostenabrechnung herauskommt, könnte ein anderer Fehler schuld sein.

Verwaltungskosten und Kosten für Instandhaltungsmaßnahmen sind explizit von den Nebenkosten ausgeschlossen. Wenn Sie in den Nebenkostennachzahlungen diese Kostenpunkte auflisten, ist die Abrechnung nicht rechtens.

Falsche Verteilerschlüssel bei der Berechnung von Nebenkosten und Nachzahlungen!

Wenn Sie bei der Abrechnung nur die Nebenkosten umgelegt haben, die Sie auch umlegen dürfen, könnte auch bei der Verteilung und Berechnung der Nebenkosten ein Fehler unterlaufen sein.
Um diese Möglichkeit auszuschließen, möchten wir kurz genauer auf diesen Punkt eingehen. So können Sie feststellen, ob die Nebenkosten und Nachzahlungen richtig berechnet wurden.

Ein typischer Fehler bei der Berechnung ist die falsche Verteilung der Nebenkosten. Sie müssen sich hierbei an die Verteilerschlüssel aus dem Mietvertrag halten. Wenn Sie mehrere Verteilerschlüssel verwenden, sollte auch jede einzelne Position entsprechend umgelegt werden. Wichtig ist auch, dass Sie Kosten für leerstehende Wohnungen nicht umlegen und verteilen dürfen. Wenn aus diesem Grund eine Nachzahlung laut Nebenkostenabrechnung entsteht, ist die Nebenkostennachzahlung unzulässig.

Weiterhin müssen Sie die Heiz- und Warmwasserkosten verbrauchsabhängig berechnen. Eine pauschale Abrechnung ist unzulässig. Hierbei ist zu beachten, dass mindestens 50 % der Kosten verbrauchsabhängig berechnet werden müssen. Maximal dürfen Sie aber nur 70 % verbrauchsabhängig berechnen. Auch hieraus ergeben sich schnell Fehler bei der Nebenkostennachzahlung.

Kontrollieren Sie außerdem, ob Sie alles richtig berechnet haben. Meist passieren die Fehler bei der Berechnung der Nachzahlung von Nebenkosten und der Verrechnung mit den Nebenkostenvorauszahlungen.

Wenn sich am Ende herausstellt, dass sich eine Nebenkostennachzahlung ergibt, obwohl Sie alles richtig berechnet und verteilt haben, liegt es wohl an den Kosten selbst. Nicht selten erhöhen sich einige Nebenkosten von Jahr zu Jahr oder es wird mehr verbraucht, während die Kosten gleichbleiben. Sie sollten Ihrem Mieter in diesem Bezug so viel Transparenz bieten wie möglich, damit sich dieser nicht unfair behandelt oder betrogen fühlt.

Kommen wir zum Schluss noch zu unserer Empfehlung für die Nebenkostenabrechnung. Mit dieser finden Sie auch Fehler, die bei der Nebenkostenabrechnung entstehen können, schneller und zuverlässiger.

Wie können Sie eine Nebenkostenabrechnung erstellen?

Damit Sie sich sicher sein können, dass die Nachzahlung laut Nebenkostenabrechnung berechtigt ist, sollten Sie die Berechnung so einfach und übersichtlich halten, wie es nur möglich ist. Bei selbst erstellten Mustern oder Mustern aus dem Internet, kann das gar nicht so einfach sein.

Wir empfehlen Ihnen deshalb den einfachsten Weg zur Nebenkostenabrechnung: Mit unserem Partner Vermietet.de. Mit diesem kostenlosen Programm gelingt die Nebenkostenabrechnung kinderleicht. Dazu gehen Sie dann folgendermaßen vor:

  1. Melden Sie sich kostenfrei bei unserem Partner Vermietet.de an.
  2. Erfassen Sie Ihre erste zu verwaltende Immobilie.
  3. Tragen Sie im Anschluss alle laufenden und einmaligen Kosten in das Nebenkostenabrechnungsprogramm ein.
  4. Nach Abschluss der Eintragung klicken Sie den Button zur Erstellung der Abrechnung von Nebenkosten.
  5. Ein Systemassistent führt Sie Schritt für Schritt durch die Abrechnungserstellung.
  6. Dieser Prozess dauert weniger als zehn Minuten. Danach sind Sie mit der Abrechnung fertig und können diese an den Mieter versenden.

Wenn sich für die Nebenkosten eine Nachzahlung ergibt, können Sie jetzt fast sicher sein, dass Ihnen keine Fehler unterlaufen sind. Dieses Programm führt Sie durch den kompletten Prozess. Natürlich können Sie das Programm auch für bestehende Nebenkostenabrechnungen nutzen, um deren Richtigkeit zu prüfen.

Das könnte Sie auch interessieren:

Ihr Mieter zahlt die Nebenkosten nicht? Das sollten Sie jetzt tun!

Im Alltag eines Vermieters kann es immer wieder vorkommen, dass Mieter Nebenkosten nicht zahlen. […]

Der Mieter legt Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung ein? Ein Leitfaden für Vermieter!

Sie haben sorgsam gearbeitet, damit Ihr Mieter kein Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen kann […]