FAQ: Häufig gestellte Fragen

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Nebenkosten können nur durch eine vertragliche Einigung umgelegt werden. Laut §2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) können folgende Kosten umgelegt werden:

• Öffentliche Lasten des Grundstücks (namentlich die Grundsteuer)
• Kosten der Wasserversorgung
• Kosten der Entwässerung
• Warme Betriebskosten (Warmwasser und Heizkosten)
• Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs
• Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Kosten der Gartenpflege
• Kosten der Beleuchtung
• Kosten der Schornsteinreinigung
• Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
• Kosten für den Hauswart
• Kosten der Gemeinschafts-Antennenanlage
• Kosten des Betriebs eines Breitbandnetzes
• Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege
• Sonstige Betriebskosten

Folgende Kosten können nicht auf die Mieter umgelegt werden:

• Kosten der Verwaltung
• Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung, falls es sich nicht um Wartungskosten handelt
• Einmalige Kosten (Reparaturen zum Beispiel)
• Kosten für die Anschaffung von Feuerlöschern
• Beseitigungskosten von Graffitis
• Anfallende Bankgebühren
• Rechtsschutz und Mietausfallversicherungen

Bei dem häufigsten Fall, der vertraglich vereinbarten Umlage von Nebenkosten auf den Mieter, besteht die Verpflichtung der jährlichen Nebenkostenabrechnung. Diese muss laut §556 (3) BGB spätestens am zwölften Monat nach Ende des Abrechnungszeitraums bei dem jeweiligen Mieter eingelangt sein.

Trifft diese später als die 12 Monate bei dem Mieter ein, dann muss der Mieter die Kosten nicht mehr tragen. Ausnahmen beinhalten zum Beispiel eine lange Krankheit des Vermieters, Streik der Post, unvorhersehbarer technischer Ausfall (Computer) oder ähnliche unvorhersehbare Fälle.

Der Abrechnungszeitraum bei der Nebenkostenabrechnung beträgt in der Regel immer 12 Monate bzw. das komplette, vergangene Jahr. Die meisten Vermieter nehmen den 31.12. als Stichtag; jedoch ist jeder beliebige Zeitpunkt möglich.

Sonderfall: Es kann jedoch auch Ausnahmen geben, wo der Abrechnungszeitraum weniger als 12 Monate beträgt. Zum Beispiel wenn ein Gebäude erst im Juni fertiggestellt wird aber erst ab Juli bezogen wird.

Falls die Nebenkostenabrechnung verspätet beim Mieter ankommt, so ist der Mieter nicht verpflichtet diese zu begleichen und der Vermieter bleibt auf den Nachforderungen sitzen.

Ausnahme: In bestimmten Fällen gibt es zulässige Gründe für eine verspätete Abrechnung, wie z.B.

• Nachträgliche Korrekturen der Abrechnung
• Grundsteuererhöhung durch die Gemeinde
• Versäumnisse der Hausverwaltung
• Nachweisliches Nichtverschulden des Vermieters

Während bei einem Mieterwechsel die zeitlichen Fristen der Nebenkostenabrechnung nicht ändern, ändert sich jedoch viel bei dem Inhalt.

Angesichts des Abrechnungszeitraumes findet keine Änderung statt, die Nebenkostenabrechnung muss jährlich gemacht werden mit einer Frist von 12 Monaten. Dies bedeutet, dass zwischen dem Ende eines Mietverhältnisses und dem Erhalt der Nebenkostenabrechnung vom Mieter, 23 Monate liegen können. Eine Zwischenabrechnung muss nicht erstellt werden.

Inhaltlich jedoch, müssen jegliche Kosten auf den neuen und alten Mieter verteilt werden. Zu beachten ist hierbei, dass nach §9b (1) der Heizkostenverordnung eine Zwischenablese der Verbrauchserfassung stattzufinden hat. Die Kosten der Zwischenablese sind Kosten der Verwaltung und somit nicht umlagefähig. Die verbrauchsabhängigen Kosten machen, laut der Heizkostenverordnung §7 (1), mindestens 50% und höchstens 70% der Wärme- oder Warmwasserversorgungskosten aus, der verbrauchsunabhängige Rest muss entweder zeitanteilig oder nach sogenannten Gradtagszahlen verteilt werden.

Bei der Nebenkostenabrechnung muss mit erhöhten Formanforderungen erstellt werden. Es müssen die Gesamtkosten der Mieteinheit, der Verteilungsmodus sowie die von den zwei Mietern zu bezahlenden Einzelbeträgen angeführt werden.

In der Nebenkostenabrechnung müssen strukturiert und geordnet Eingaben und Ausgaben veranschaulicht werden. Diese Abrechnung muss für den Mieter nachvollziehbar gestaltet sein und durch diesen nachprüfbar sein, nicht nur in mathematischer, sondern auch in gedanklicher Hinsicht (Rechenschritte).

Folgende Angaben müssen in einer ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung enthalten sein:

• Absender & Adressat
• Gegenstand der Abrechnung (Vermietungsobjekt)
• Abrechnungszeitraum
• Die Zusammenstellung der Gesamtkosten
• Richtige Personenanzahl und Quadratmeteranzahl des Haushaltes
• Der Verteilungsmodus / Verteilerschlüssel mit einer Erläuterung
• Die nachvollziehbare Berechnung des vom Mieter zu tragendem Anteil
• Der Abzug von Vorauszahlungen von dem vorherig präsentierten Anteil

Weiterhin sollte die Nebenkostenabrechnung nummerierte Seiten haben und vom Vermieter unterschrieben sein.

Die Option der Nebenkostenpauschale besteht auch, hierbei gilt in Bezug auf die Höhe der Angemessenheitsgrundsatz. Somit orientiert sich der Vermieter an den historischen Betriebskosten.

Die Betriebskosten eines Leerstandes sind vom Vermieter zu tragen. Hier ist genaues Augenmerk auf das Inkludieren der leeren Wohnfläche in die Gesamtwohnfläche zu legen. Da bei dem Exkludieren der nichtbewohnten Fläche, die Kosten automatisch auf die Mieter umgelegt werden. Bei einem personenorientierten Verteilerschlüssel muss die leerstehende Wohnung mit der Belegung mindestens einer Person zu berücksichtigen sein, da auch hier die Kosten auf die verbleibenden Mieter umgelegt werden.

Diese Regelungen verlieren ihre Wirkung, bei einer vertraglichen Einigung, welche die „Wohnfläche“ als explizit bewohnte Fläche definiert.

Wenn Sie die Nebenkostenabrechnung mit der digitalen Lösung von Vermietet.de erledigen, werden Sie beim Festlegen der Abrechnungsperiode danach gefragt, ob Sie das Jahr mit 365 oder 360 Tagen abrechnen möchten.

• Die 365 Tage Methode nutzt die Kalendertage, die der Mieter in der Wohnung verbracht hat als Berechnungsgrundlage. Im Falle von Schaltjahren werden hierbei im finalen Dokument 366 Tage ausgewiesen.
• Die 360 Tage Methode gewichtet jeden Monat des Jahres gleich. Das bedeutet, es werden pro Monat genau 30 Tage angenommen.

In der Regel wird in jedem Mietvertrag festgelegt, nach welcher Methode die Nebenkosten abgerechnet werden.